Hyra möteslokal och mötesrum för mindre möten

Alla möten behöver inte en konferensanläggning. Ett styrelsemöte, en intervjudag eller en workshop för tolv personer fungerar ofta bra i ett mindre mötesrum som du hyr för några timmar eller en halvdag. Här går vi igenom vad du ska tänka på när du hyr möteslokal i Stockholm och på andra orter, vilka typer av lokaler som finns, hur momsen skiljer sig mellan lokalhyra och konferenspaket och vad du ska kontrollera innan du bokar.

När räcker ett mötesrum?

Ett mötesrum passar när gruppen är liten, mötet är kort och ni inte behöver mer än ett rum, kaffe och en skärm. Typiska tillfällen:

• Styrelsemöten och ledningsgruppsmöten
• Kundmöten när det egna kontoret inte räcker till
• Intervjuer och rekrytering
• Workshops för en mindre grupp
• Utbildningar för en handfull deltagare

Blir gruppen större, eller ska ni hålla på en hel dag med flera pass, kan en dagkonferens med paket vara enklare. Behöver ni flera dagar tillsammans, se konferens med övernattning.

Hyr möteslokal i Stockholm: några exempel

Det finns mötesrum både hos stora konferensanläggningar och hos mindre aktörer. Här är några exempel från anläggningar vi beskriver på våra ortssidor, med uppgifter från deras egna webbplatser.

7A

7A har enligt sin webbplats fyra adresser i Stockholm: Strandvägen, Posthuset, Vasagatan och Odenplan. Totalt anges 52 lokaler för från ungefär sex till 800 gäster, vilket betyder att det finns både små mötesrum och större salar.

Nalen

Nalen i centrala Stockholm har mötesrum på andra våningen. Bland dem finns rummet National för 20 personer och Narva för 10 personer. Enligt Nalen finns wifi, whiteboard och skärmar.

Fler lokaler i centrala Stockholm finns på sidan om konferenslokaler i Stockholm city.

Mötesrum nära Arlanda

För möten där deltagare flyger in kan det vara praktiskt att ses i Sigtuna eller Märsta. Sigtunastiftelsen anger grupprum för upp till åtta personer och ett tyst rum. Steningevik i Märsta anger grupprum för upp till sju personer och mindre lokaler för upp till 20. Båda beskrivs på sidan om konferens nära Arlanda.

Hyra per timme, halvdag eller heldag

Hur lokalen hyrs ut skiljer sig mellan anläggningarna. Fråga därför:

• Kan rummet hyras per timme, halvdag eller bara heldag?
• Ingår tid för att förbereda och plocka undan?
• Ingår kaffe, vatten och frukt, eller beställs det separat?
• Ingår teknik som skärm, kamera och högtalare för hybridmöten?
• Vad gäller vid avbokning?

Moms: lokalhyra eller konferenspaket

Det spelar roll för momsen om du bara hyr ett rum eller köper ett konferensarrangemang. Enligt Skatteverkets sida om momssatser är uthyrning av lokaler i regel undantagen från moms, men hyresvärden kan välja att ta ut 25 procent moms på hyra till ett företag som använder lokalen i momspliktig verksamhet. Ett konferensarrangemang, där lokal, personal och utrustning ingår, har 25 procent moms.

I praktiken betyder det att fakturan för ett mötesrum kan se olika ut beroende på vad som ingår. Fråga om priset är med eller utan moms. Mer om detta finns i guiden om konferens och moms.

Så väljer du rätt mötesrum

Myndigheten för delaktighet tar i sin checklista för tillgängliga möten och konferenser upp att det ska finnas utrymme så att en person som använder rullstol kan komma tätt intill bordet, och att mikrofoner bör kunna kopplas till högtalare i lokalen. Checklistan gäller även små mötesrum.

Checklista inför bokningen

• Antal deltagare och hur länge ni behöver rummet
• Datum och tid, med marginal före och efter
• Möblering: ett stort bord, flera små eller stolar i rader
• Teknik för presentation och eventuellt hybridmöte
• Förtäring och eventuell specialkost
• Tillgänglighet för alla deltagare
• Om priset är med eller utan moms

Vanliga misstag

• För litet rum. Tolv personer i ett rum för tio blir trångt efter en timme.
• Ingen tid för teknik. Testa skärm och uppkoppling innan mötet börjar.
• Glömt fönster och ventilation. Ett rum utan dagsljus blir tungt under en halvdag.
• Oklart vad som ingår. Kaffe och teknik kan kosta extra.

Vill du ha hjälp att hitta ett mötesrum eller en större lokal kan du beskriva vad ni behöver. Börja annars med checklistan för att välja konferenslokal.