När en konferens har fler än ett par hundra deltagare krymper urvalet av lokaler snabbt. En stor konferens eller kongress kräver en sal där alla får plats samtidigt, utrymme för mingel och utställare, mat till alla på kort tid och ofta hotellrum i närheten. Här går vi igenom vad som skiljer stora konferenser från mindre, vilka kongress- och mässanläggningar som finns i Stockholm, Göteborg och Malmö och vad du behöver ha klart innan du frågar efter lokal.
Från ungefär 200 deltagare förändras planeringen på flera sätt:
Plenum och grupprum samtidigt. Ni behöver en stor sal för gemensamma pass och flera rum för parallella spår.
Mat i flera led. Att servera lunch till 800 personer på en timme kräver en restaurangyta och ett kök dimensionerat för det.
Registrering och flöden. Entré, garderob, namnbrickor och vägvisning måste fungera när alla kommer samtidigt.
Teknik och produktion. Ljud, ljus, scen, inspelning och ofta hybridsändning.
Hotellrum. Ska många bo över behövs ett stort hotell i anslutning eller flera hotell i närheten.
Längre framförhållning. De stora salarna är få, så det lönar sig att börja tidigt och ha alternativa datum.
Kongress- och mässanläggningar i Stockholm
Stockholmsmässan
Stockholmsmässan ligger på Mässvägen 1 i Älvsjö och anger själv att det tar ungefär nio minuter dit från Stockholm City. På sidan om lokaler anges att mässhallarna kan ta upp till 20 000 deltagare. Hall A är den största med 25 925 kvadratmeter och plats för 7 870 personer, och Victoriahallen har ett auditorium för 2 000 personer. Hotell nämns inte på lokalsidan.
Stockholm Waterfront Congress Centre
Stockholm Waterfront ligger på Nils Ericsons plan 4 intill Stockholms centralstation. Kongresscentret anger cirka 14 000 kvadratmeter och plats för upp till 3 000 personer, och det är sammanbyggt med Radisson Blu Waterfront Hotel. Vi beskriver det närmare på sidan om konferenslokaler i Stockholm city, där även Münchenbryggeriet på Södermalm finns med.
Quality Hotel Strawberry Arena
Quality Hotel Strawberry Arena i Solna anger en maxkapacitet för konferens på 2 000 personer och 650 hotellrum. Det gör hotellet till ett alternativ när en stor grupp både ska ha konferens och bo på samma ställe. Fler stora hotell finns på sidan om konferenshotell i Stockholm, och vid flygplatsen finns Clarion Hotel Arlanda Airport som vi beskriver under konferens nära Arlanda.
Malmömässan i Hyllie anger en utställningshall på 10 000 kvadratmeter och en kongressdel med 17 rum för upp till 3 000 delegater. Anläggningen har inget eget hotell. Mitt i stan ligger Clarion Hotel & Congress Malmö Live, som enligt sin webbplats har 23 mötesrum på fem våningar för från 2 till 1 500 deltagare och 444 hotellrum. Fler anläggningar finns på sidan om Malmö och Skåne.
Översikt
Översikt
Anläggning
Ort
Största angivna kapacitet
Eget hotell
Stockholmsmässan
Älvsjö, Stockholm
Upp till 20 000 deltagare i mässhallarna
Nämns inte
Stockholm Waterfront Congress Centre
Stockholm city
Upp till 3 000 personer
Sammanbyggt med hotell
Quality Hotel Strawberry Arena
Solna
2 000 personer
Ja, 650 rum
Svenska Mässan och Gothia Towers
Göteborg
1 200 middagsgäster i Kongresshallen
Ja, två hotell
Malmömässan
Malmö, Hyllie
3 000 delegater i kongressdelen
Nej
Clarion Hotel & Congress Malmö Live
Malmö
1 500 deltagare
Ja, 444 rum
Kapaciteten är den som anläggningarna själva anger och gäller olika möbleringar. Fråga alltid vilken möblering siffran avser.
Det här behöver du ha klart innan du frågar
Ungefärligt antal deltagare och hur säker siffran är
Önskade datum och om de går att flytta
Antal dagar och om deltagarna ska bo över
Hur många parallella spår programmet har
Om det ska finnas utställare och hur mycket yta de behöver
Om konferensen ska sändas digitalt
Behov av tillgänglighet, till exempel hörselslinga och platser för rullstol
Frågor att ställa till anläggningen
Hur många ryms i den stora salen i den möblering ni planerar?
Hur många grupprum kan bokas samtidigt med den stora salen?
Hur lång tid tar det att servera lunch till hela gruppen?
Vilken teknik och personal ingår, och vad hyrs in?
Hur många hotellrum finns i anslutning, och kan ni hålla rum för gruppen?
Hur ser villkoren ut för att ändra antal deltagare?
Vanliga misstag
Att utgå från maxsiffran. Maxkapacitet gäller ofta stående mingel eller biosittning, inte middag.
För få grupprum. Parallella spår kräver lika många rum som spår, plus något extra.
Att glömma flödena. Kö till garderob och lunch tar tid från programmet.
Sen hotellbokning. Vid stora evenemang kan hotellen i närheten fyllas.
Moms och tillgänglighet följer samma regler som för mindre konferenser. Se guiderna om konferens och moms och hållbar och tillgänglig konferens. Har du antal deltagare och datum klart kan du beskriva konferensen.
Stockholmsmässan i Älvsjö anger att mässhallarna kan ta upp till 20 000 deltagare och att Victoriahallen har ett auditorium för 2 000 personer. Stockholm Waterfront Congress Centre vid centralstationen anger plats för upp till 3 000 personer.
Fråga hur många som ryms i den möblering ni planerar, hur många grupprum som kan bokas samtidigt, hur lång tid lunchserveringen tar för hela gruppen och hur många hotellrum som finns i anslutning.
Ja. I Göteborg anger Svenska Mässan och Gothia Towers över 60 möteslokaler. I Malmö anger Malmömässan en kongressdel för upp till 3 000 delegater och Malmö Live 23 mötesrum för upp till 1 500 deltagare.
Nödvändiga cookies håller webbplatsen säker och sparar dina val. Med ditt tillstånd använder vi Google Analytics för att förstå hur webbplatsen används.
NödvändigaAlltid aktiva
Inloggning, säkerhet, land, språk och dina cookieval.
Hjälper oss att mäta besök med Google Analytics. Avstängt tills du väljer det.